Applicativo Gescor per la corrispondenza della Regione: l’indagine 2024 di gradimento

Applicativo Gescor per la corrispondenza della Regione: l’indagine 2024 di gradimento

Il personale della Regione Toscana ha fornito utili suggerimenti per migliorare il funzionamento dell’applicativo Gescor per la gestione della corrispondenza in arrivo e in partenza

Un’ampia maggioranza dei dipendenti della Regione esprime una valutazione buona o molto buona sulle caratteristiche generali dell’applicativo GesCor, utilizzato dall’ente per la gestione della posta in arrivo e in partenza, in particolare per quanto concerne l’interfaccia, il menù e le funzionalità, anche se i giudizi di sola sufficienza non sono trascurabili: dal 16,4% per l’interfaccia al 23,8% per l’efficienza e velocità delle funzionalità (figura 1).  E’ quanto emerge dall’indagine “Il gradimento dell’applicativo Gestione corrispondenza (GesCor). Anno 2024”, realizzata dal settore “Servizi digitali e integrazione dati. Ufficio regionale di statistica”, in collaborazione con il settore “Sistema Informativo, architettura applicativa e cyber security” della Regione Toscana. L’indagine, di tipo totale, si è svolta tra il 23 settembre e il 13 ottobre 2024, utilizzando un questionario online strutturato, messo a punto dall’Ufficio responsabile della Gestione documentale con il supporto dell’Ufficio regionale di statistica, trasmesso poi a tutti i 3.057 dipendenti della Regione Toscana Giunta regionale. Hanno partecipato, rispondendo al questionario, 1.081 dipendenti, pari a circa il 35% del totale.

L’indagine risponde a quanto previsto nella delibera di giunta regionale 80/2024 che ha approvato il Piano integrato di attività e organizzazione 2024. Il Piao 2024 infatti ha previsto anche di realizzare un’indagine rivolta all’utenza interna su un servizio di Information Technology e la direzione “Sistemi informativi, infrastrutture tecnologiche e innovazione” ha individuato nell’applicativo “GesCor” il servizio da esaminare: sono state rilevate la soddisfazione degli utenti sia in termini generali che rispetto ad alcune specifiche caratteristiche e funzionalità dell’applicativo e sono state raccolte osservazioni e suggerimenti utili per possibili azioni di miglioramento.

Riguardo alla corrispondenza in arrivo l’indagine ha rilevato un buon livello di soddisfazione per le informazioni contenute nel dettaglio delle comunicazioni in arrivo:  l’81,4% dei rispondenti esprime valutazioni buone o molto buone, mentre i filtri di ricerca riscuotono maggiori critiche.

Anche per le comunicazioni in partenza, le informazioni contenute nel dettaglio fornito da Gescor mostrano un buon livello di soddisfazione (l’82,6% degli estensori-rispondenti esprime valutazioni buone o molto buone), mentre i filtri di ricerca ottengono una soddisfazione minore.

Riguardo alla attribuzione della corrispondenza risulta che al 48% dei dipendenti è assegnato il profilo di smistatore della corrispondenza e attraverso uno specifico quesito si è rilevata la facilità di utilizzo per la funzionalità di attribuzione della corrispondenza ai colleghi del proprio settore. Il 63,6% degli smistatori ritiene buona o molto buona questa funzionalità, il 13,9% esprime la mera sufficienza e il 3,8% l’insufficienza, mentre il 18,7% non sa/non risponde.

In caso di difficoltà i dipendenti possono consultare il Manuale d’uso disponibile sulla rete Intranet oppure contattare il supporto agli utenti all’indirizzo supportoarcodi@regione.toscana.it. Il ricorso al supporto risulta abbastanza contenuto (vi si è rivolto solo il 10% circa dell’utenza), probabilmente perché l’applicativo, pur migliorabile, sostanzialmente funziona bene e risponde alle esigenze dell’utenza. Inoltre coloro che si sono rivolti al servizio di supporto hanno espresso una valutazione buona o molto buona (figura 2).

Dai suggerimenti forniti dai rispondenti si è ottenuta da un lato la conferma della necessità, già nota, di migliorare alcuni aspetti come la funzionalità dei filtri delle comunicazioni sia in arrivo che in partenza, dall’altro la necessità di essere più efficaci nella comunicazione dato che alcuni dei miglioramenti richiesti sono già stati implementati e resi disponibili, ma non risultano sufficientemente conosciuti.

Indicatore di sintesi del gradimento complessivo: le disposizioni del Piao 2024 richiedono di individuare un indicatore di gradimento complessivo, di calcolarne il valore e di verificare il suo posizionamento rispetto ad un valore soglia stabilito nel 60%. Il valore ottenuto dall’indicatore è stato pari al 66% superiore alla soglia.

L’indicatore di sintesi si è basato sulle valutazioni espresse dagli utenti su 5 aspetti:

• 1) Valutazione dell’interfaccia in termini di chiarezza;
• 2) Valutazione del menù in termini di capacità di informare in modo chiaro sulle sue funzionalità;
• 3) Valutazione in termini di efficienza e velocità nell’uso delle sue funzionalità;
• 4) Valutazione sulle informazioni contenute nel dettaglio delle comunicazioni in arrivo;
• 5) Valutazione sulle informazioni contenute nel dettaglio della corrispondenza in partenza.

Per ciascuno dei cinque aspetti, i dipendenti regionali rispondenti hanno espresso una valutazione utilizzando la scala: molto buono (punti 100), buono (punti 70), sufficiente (punti 30), insufficiente (punti 0).

Per ciascuna delle distribuzioni di frequenza sono stati assegnati i punteggi e si è calcolato il punteggio di sintesi; i cinque aspetti hanno ottenuto un punteggio che va da un minimo di 63% per l’efficienza e velocità delle funzionalità di GesCor ad un massimo di 69% per le informazioni di dettaglio della corrispondenza in partenza.
La media di questi valori è pari a 66% superiore alla soglia prefissata del 60%.

Figura 1- Gradimento di interfaccia, menù e funzionalità di GesCor (valori percentuali). Anno 2024. Fonte: Regione Toscana, Indagine “Il gradimento dell’applicativo Gestione Corrispondenza (GesCor), anno 2024”

Figura 2 Utilizzo e valutazione del supporto agli utenti (valori percentuali). Anno 2024
Fonte: Regione Toscana, Indagine “Il gradimento dell’applicativo Gestione Corrispondenza (GesCor), anno 2024”

Per approfondimenti

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